Praktisk info

Persondataforordningen


 
I forbindelse med at Persondataloven den 25. maj 2018 erstattes af Persondataforordningen har Frederikssund Gymnastikforening opdateret vores privatlivspolitik, dokumenteret hvilke personoplysninger der behandles i  foreningen jævnfør fortegnelsespligten samt udarbejdet databehandleraftaler med relevante parter.


 


Privatlivspolitik


Frederikssund Gymnastikforenings dataansvar
Foreningen behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.


Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Frederikssund Gymnastikforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
  • Formand Anne-Marie Fabricius & kasserer Karin Rasmussen
  • Rugtoften 23, 3630 Jægerspris
  • CVR 14621210
  • Telefonnr. 23 31 51 01
  • frederikssundgymnastikforening@gmail.com
  • frederikssundgymnastikforening.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger på vores medlemmer:
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mail

Vi behandler følgende personoplysninger på vores instruktører:
  • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mail
  • CPR-nummer samt bankforhold
  • Børneattester

Vi behandler følgende personoplysninger på vores bestyrelsesmedlemmer
  • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mail
  • Børneattester

Her indsamler vi oplysningerne fra
Normalt får vi oplysningerne fra medlemmer, instruktører og bestyrelsesmedlemmerne selv. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
  • Idrættens hovedorganisationer, f.eks. ved kursusdeltagelse.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt

Formål med behandling af oplysninger på instruktører:
  • Håndtering af instruktørernes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmerne:
  • Håndtering af bestyrelsesmedlemmerne hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlems-/instruktør- og bestyrelsesmedlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdlister mv.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund iDIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og træner til disse, for at bestyrelsesmedlemmer og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. 
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

 
Videregivelse af dine personoplysninger
Der sker videregivelse af oplysninger om instruktører i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.


Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet instruktør eller som lønnet instruktør:
 

Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i indeværende år plus 1 år fra ophøret af dit medlemsskab.
 

Ulønnede instruktører:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og 3 år frem. 

Lønnede instruktører:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, instruktører til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.


Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.


Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. 
 



 
Fortegnelsespligt (dokumentationskrav)

Foreningen er underlagt fortegnelsespligten og skal kunne dokumentere hvordan personoplysninger behandles. Det betyder at foreningen skal have en intern fortegnelse over, hvilke personoplysninger der behandles, hvorfor de behandles, og hvem der har relevant adgang til de forskellige typer af oplysninger. Dette gælder både behandlingen af almindelige personoplysninger og af følsomme oplysninger.




 

Databehandleraftaler

Foreningen har lavet Databehandleraftaler med vores samarbejdspartnere, herunder Conventus, Dataløn med flere. Det betyder at der er lavet aftaler med det formål at sikre vores medlemmer, instruktører og bestyrelsesmedlemmer de rettigheder de har i forbindelse med Persondataforordningen


 

KALENDER

For at se hele kalenderen

KLIK HER »

AFLYSNINGER

For at se alle aflysninger/ændringer

KLIK HER »

OPDATERING AF MEDLEMSOPLYSNING

RET HER >>

KONTAKT OS

Har du spørgsmål, ris eller ros, så klik herunder for at kontakte bestyrelsen:

INSTRUKTØR LOG IND

Er du holdinstrutør kan du logge ind her for at få praktiske oplysninger
Fredrikssund Gymnastikforening | Rugtoften 23, 3630 Jægerspris | cvr.nr. 14621210 | frederikssundgymnastikforening@gmail.com | Tlf.: 23 31 51 01